Informativa privacy per la prenotazione e la partecipazione agli eventi
Informativa resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”).
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Re Yoga S.r.l. Società Benefit, con sede legale in Via Massimo D’Antona 16, 60033 Chiaravalle (AN), C.F. e P. IVA 02674230426, iscritta al Registro delle Imprese delle Marche – REA AN-206200, capitale sociale €10.000,00 i.v.
Per informazioni o per esercitare i propri diritti è possibile scrivere a info@weare.yoga.
2. Dati trattati
Nell’ambito della prenotazione e della partecipazione all’evento potranno essere trattati:
- ● nome, cognome e altri dati identificativi;
- ● indirizzo e-mail e numero di telefono;
- d● ati relativi alla prenotazione, alle attività selezionate e al pagamento;
- presenza e avvenuto check-in all’evento;
- eventuali comunicazioni intercorse con il partecipante;
- eventuali informazioni relative alla salute comunicate volontariamente dal partecipante prima dell’evento.
I dati completi della carta o dello strumento di pagamento sono trattati direttamente dal fornitore del servizio di pagamento. Re Yoga riceve esclusivamente le informazioni necessarie per verificare l’esito della transazione e gestire la prenotazione.
3. Finalità del trattamento
I dati saranno trattati esclusivamente per:
- ● registrare e gestire la prenotazione;
- ● predisporre l’elenco dei partecipanti e gestire il check-in;
- ● verificare il diritto di accesso alle attività prenotate;
- ● gestire pagamenti, cancellazioni, modifiche, cessioni autorizzate e rimborsi;
- ● inviare conferme, promemoria e informazioni organizzative;
- ● contattare il partecipante tramite e-mail o telefono in caso di comunicazioni relative all’evento, comprese variazioni di orario o luogo, annullamenti, indicazioni di accesso, esigenze di sicurezza o altre comunicazioni urgenti;
- ● adempiere agli obblighi amministrativi, contabili, fiscali e di legge;
- ● gestire eventuali richieste, contestazioni o controversie connesse alla prenotazione o alla partecipazione.
I dati raccolti per la prenotazione non saranno utilizzati per l’invio di newsletter o comunicazioni promozionali, salvo che il partecipante abbia prestato un consenso separato e facoltativo.
4. Base giuridica
Il trattamento dei dati necessari alla prenotazione, al pagamento, al check-in e alle comunicazioni organizzative si basa sull’esecuzione del contratto e delle misure richieste dall’interessato, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.
Il trattamento necessario per adempiere a obblighi amministrativi, fiscali o di legge si basa sull’art. 6, paragrafo 1, lettera c), del GDPR.
L’eventuale conservazione necessaria per tutelare i diritti del Titolare si basa sul legittimo interesse di Re Yoga, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR.
5. Informazioni relative alla salute
Eventuali informazioni riguardanti patologie, infortuni, limitazioni fisiche, gravidanza o altre condizioni rilevanti saranno trattate esclusivamente quando comunicate volontariamente dal partecipante e previo suo consenso esplicito, ai sensi dell’art. 9, paragrafo 2, lettera a), del GDPR.
Tali informazioni saranno utilizzate esclusivamente per valutare la compatibilità organizzativa e didattica della partecipazione e adottare eventuali precauzioni.
I dati sanitari e l’identità del partecipante non saranno comunicati all’insegnante. Qualora sia necessario acquisire un’indicazione tecnica, la situazione sarà sottoposta all’insegnante in forma anonima e senza elementi che permettano di identificare il partecipante.
Se risultasse indispensabile comunicare all’insegnante informazioni personali o relative alla salute, Re Yoga richiederà preventivamente uno specifico consenso al partecipante.
Il consenso potrà essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. La revoca o il mancato conferimento potrebbe impedire a Re Yoga di valutare la possibilità di partecipare in sicurezza all’attività.
6. Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario per effettuare e gestire la prenotazione. In mancanza di tali dati non sarà possibile completare l’acquisto o consentire la partecipazione all’evento.
Il conferimento di eventuali informazioni relative alla salute è facoltativo. Il partecipante rimane responsabile della decisione di non comunicare condizioni che potrebbero incidere sulla sicurezza o sull’idoneità alla pratica.
7. Modalità del trattamento e sicurezza
I dati saranno trattati con strumenti elettronici e, quando necessario, cartacei, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati, perdita, distruzione, modifica o divulgazione illecita.
Il trattamento sarà effettuato esclusivamente da personale autorizzato da Re Yoga e istruito in merito alla riservatezza dei dati.
8. Comunicazione dei dati
I dati personali non saranno venduti, diffusi, ceduti per finalità commerciali né comunicati agli insegnanti o agli altri partecipanti.
Potranno accedere ai dati, esclusivamente nella misura necessaria allo svolgimento dei rispettivi servizi:
- ● i fornitori della piattaforma di prenotazione e del sito;
- ● i fornitori di hosting, assistenza tecnica ed e-mail;
- ● i fornitori dei servizi di pagamento;
- ● eventuali consulenti amministrativi, fiscali o legali;
- ● autorità pubbliche o altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge.
Tali soggetti opereranno, a seconda dei casi, come responsabili del trattamento nominati da Re Yoga oppure come autonomi titolari per le attività di propria competenza.
In caso di emergenza, le informazioni strettamente necessarie potranno essere comunicate al personale sanitario o alle autorità competenti per tutelare la vita e l’incolumità del partecipante o di altre persone.
9. Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio Economico Europeo
Qualora uno dei fornitori utilizzati comporti il trasferimento di dati fuori dallo Spazio Economico Europeo, il trasferimento avverrà esclusivamente nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza o mediante le altre garanzie previste dalla normativa.
10. Periodo di conservazione
I dati saranno conservati secondo i seguenti criteri:
- ● gli elenchi operativi utilizzati per il check-in saranno eliminati o resi anonimi entro 30 giorni dalla conclusione dell’evento;
- ● le comunicazioni organizzative saranno conservate per un massimo di 12 mesi dalla conclusione dell’evento;
- ● gli eventuali dati relativi alla salute saranno eliminati entro 30 giorni dalla conclusione dell’evento;
- ● i dati relativi all’ordine, al pagamento e alla documentazione amministrativa e fiscale saranno conservati per 10 anni, come previsto dalla normativa applicabile.
I dati potranno essere conservati più a lungo esclusivamente in presenza di contestazioni, controversie, richieste dell’autorità o altre esigenze di tutela giuridica.
11. Diritti dell’interessato
Il partecipante può esercitare, nei casi previsti dal GDPR, il diritto di:
- ● ottenere conferma dell’esistenza dei propri dati e accedervi;
- ● chiederne la rettifica o l’aggiornamento;
- ● richiederne la cancellazione;
- ● ottenere la limitazione del trattamento;
- ● opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse;
- ● ricevere i dati in formato strutturato e chiederne la portabilità;
- ● revocare il consenso eventualmente prestato.
Le richieste possono essere inviate a info@weare.yoga.
L’interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, attraverso i recapiti e le modalità disponibili sul sito www.garanteprivacy.it.
12. Fotografie e riprese audiovisive
Il trattamento dell’immagine del partecipante nell’ambito di fotografie e riprese audiovisive realizzate durante l’evento è disciplinato da un’apposita informativa e liberatoria.
L’eventuale autorizzazione all’utilizzo dell’immagine è separata dalla presente informativa.
